NO36【即日督促で資金繰りを改善】

中小企業にとって、代金の回収は経営を支える大きな柱です。売上がどれだけ好調でも、代金が予定日に回収できなければ、資金繰りが悪化し、事業の成長や安定が阻害される可能性があります。特に中小企業では、少額の未回収や支払い遅延でも大きな影響を受けやすいため、迅速な対応が求められます。

本記事では、予定日に代金が回収できなかった場合に即日督促を行うことで、資金繰りを改善した中小企業の成功事例を紹介します。また、即日督促のメリットや具体的な実施方法、注意点についても詳しく解説します。

中小企業の資金繰りは、主に以下の3つのサイクルに依存しています。

・売上の計上

商品やサービスを提供し、売上として計上する段階。

・代金の回収

取引先から代金を受け取り、現金化する段階。

・支払い義務の履行

仕入先や従業員、税金などへの支払いを行う段階。

この中で、代金の回収が遅れると、予定していた資金が不足し、短期的な資金繰りに影響を与えます。また、資金繰りが悪化すると以下のような問題が発生します。

・短期借入の増加による利息負担の増大。

・支払い遅延が発生し、信用低下を招く。

・新たな成長投資や事業拡大が困難になる。

（即日督促のメリット）

代金が予定日に回収できなかった場合、迅速に対応することが非常に重要です。即日督促には以下のようなメリットがあります。

1. 入金遅延の防止

取引先に早期対応を促すことで、入金がさらに遅れるのを防ぎます。遅れが長引くと、取引先が支払いを後回しにする可能性が高まるため、迅速な対応が鍵となります。

2. 資金繰りの安定化

督促を即日行うことで、計画していた資金が早期に回収でき、キャッシュフローの安定が図れます。これにより、借入の必要性が減少します。

3. トラブルの未然防止

早めに連絡を取ることで、取引先が代金支払いを忘れている場合や書類不備がある場合など、問題の早期解決につながります。

4. 信頼関係の維持

督促を遅らせると、取引先が「対応が甘い」と感じ、支払いを後回しにされるリスクがあります。迅速な対応を行うことで、取引先に「真剣に取り組んでいる」という印象を与え、健全な取引関係を維持できます。

（即日督促を導入した成功事例）

事例1：製造業のA社（従業員20名）

課題

A社は、部品製造を行う中小企業で、複数の取引先と取引をしています。しかし、一部の取引先が代金を予定日に支払わないことが増え、資金繰りが圧迫されるようになりました。結果として、短期借入の頻度が増加し、年間利息が100万円を超えていました。

対策

A社は代金未回収時に即日督促を行うルールを導入しました。

・支払い予定日に入金がない場合、即日電話連絡を行う。

・メールやFAXで督促状を送付し、取引先に期日を再確認。

・必要に応じて経理担当者が訪問し、直接状況を確認。

結果

・回収率が85％から98％に向上。

・年間利息負担が100万円から40万円に削減。

・信頼関係が改善し、取引量が前年対比20％増加。

事例2：ITサービス業のB社（従業員15名）

課題

B社は、定期契約でITサービスを提供する企業でしたが、請求書発行後の代金未回収が増加。特に小規模なクライアントが、支払い期日を過ぎるケースが目立ちました。これにより、キャッシュフローが悪化し、事業投資を一時停止する事態に。

対策

B社は、以下のような即日督促体制を構築しました：

・支払い期日の3日前にリマインダーを送信。

・未入金の場合、即日メールと電話で督促を実施。

・支払いが困難なクライアントには、分割払いの提案を実施。

結果

・代金回収率が90％から99％に向上。

・過剰な運転資金の確保が不要となり、事業投資を再開。

・クライアントから「柔軟な対応で助かった」との評価を得て、顧客満足度が向上。

（即日督促の実施方法）

即日督促を効果的に行うには、以下のステップを実施することが重要です。

1. 支払い期日の管理

取引先ごとの支払い期日をシステムで一元管理し、未入金の案件を即座に把握できる状態を整えます。

2. リマインダーの活用

支払い期日の数日前に、取引先にリマインダーを送付して支払いを促します。これにより、支払い忘れを未然に防ぐことができます。

3. 電話での確認

未入金の場合は、即日電話で取引先に連絡を取ります。支払いが遅れている理由を確認し、支払いのスケジュールを明確にします。

4. 書面での督促状送付

電話連絡に加え、メールやFAXで督促状を送付します。書面にすることで、取引先に対して支払いの重要性を再認識させます。

5. 訪問による対応

特に重要な取引先や、対応が遅い場合には直接訪問し、状況を確認します。これにより、トラブルの早期解決が可能となります。

（注意点）

即日督促を行う際には、以下の点に注意する必要があります。

1. 取引先との関係を配慮する

督促が過度に強硬であると、取引先との関係が悪化する可能性があります。柔軟かつ丁寧な対応を心がけましょう。

2. 支払い困難な場合の対応策

取引先が一時的な資金難に陥っている場合、分割払いの提案や支払い条件の見直しを行うことで、回収の可能性を高めることができます。

3. 法的対応を視野に入れる

繰り返しの督促でも支払いがなされない場合、弁護士に相談し、法的措置を検討する必要があります。適切なタイミングで対応しましょう。

（即日督促と併用できる改善策）

即日督促に加えて、以下の方法を併用することで、さらに資金繰りを改善することが可能です。

1. 請求書発行の迅速化

請求書を即時発行することで、回収サイクル全体を短縮します。

2. 電子請求書の導入

電子請求書を導入することで、請求書の到着遅れを防ぎ、回収プロセスをスムーズに進めます。

3. 取引条件の見直し

新規契約時に、支払い条件を厳格化し、回収リスクを軽減します。

4. 売掛金のファクタリング

未回収の売掛金をファクタリング会社に売却し、現金化を図る方法です。

（まとめ）

即日督促は、中小企業が資金繰りを改善するために効果的な手段です。代金の回収が遅れることで発生するリスクを軽減し、キャッシュフローの安定化を実現します。成功事例からもわかるように、迅速な対応は資金繰りの改善だけでなく、取引先との関係性の強化にもつながります。

自社の状況を見直し、即日督促の運用を取り入れることで、経営の安定を目指してください。