NO55【仮払い廃止が中小企業の資金繰りを改善する理由と実例】

◇　仮払いとは？

仮払いは、社員が業務上必要な経費を事前に会社から現金や振込で受け取る仕組みです。この制度は、特に出張費や取引先との接待費など、突発的な支出をカバーするために用いられることが多く、従来の多くの企業で採用されてきました。しかし、この仮払い制度にはさまざまな課題が存在します。

中小企業が資金繰りに悩む理由の一つとして、仮払い制度がキャッシュフローに悪影響を与える可能性があります。仮払いは、一見すると必要不可欠な制度のように思えますが、非効率性や資金の無駄遣いを生む原因となることがあるのです。

この記事では、仮払い制度を廃止することが中小企業にとってどのように資金繰りの改善につながるのか、その取り組み方、メリット、成功事例、さらには失敗例についても解説します。

（仮払い廃止が資金繰り改善につながる理由）

1. 現金フローの最適化

仮払いでは、社員が実際に使う金額よりも多めに現金を渡すことが一般的です。この「余剰額」は、経費精算が終わるまで会社の資金として活用できなくなり、事実上の「資金の凍結」を生みます。このため、複数の社員に仮払いを行っている場合、現金が長期間にわたり滞留することになります。

仮払いを廃止し、代わりに経費精算システムを導入すると、社員が実際に支出した額のみが精算対象となり、企業のキャッシュフローをより効率的に管理できます。

2. 経費の透明性向上

仮払いでは、社員が使途不明金や過剰請求を行うリスクが存在します。具体的な領収書を提出しないまま支出が行われるケースでは、管理部門がその真偽を十分に確認できず、不正経費や無駄遣いが発生する可能性があります。

仮払いを廃止することで、全ての経費が領収書を伴う支払いに限定され、経費の透明性が大幅に向上します。これにより、経費の削減効果も期待できます。

3. 管理コストの削減

仮払い制度を維持するには、経理部門が仮払いの申請・承認・精算など多くの事務作業を処理する必要があります。この管理業務が増えることで、人件費や時間コストが増大します。仮払いを廃止し、システム化された経費精算を取り入れることで、管理作業を大幅に簡素化できます。

（仮払い廃止の取り組み方）

ステップ1：経費精算システムの導入

仮払い廃止の最初のステップは、経費精算をデジタル化することです。市場には「freee」や「マネーフォワードクラウド経費」といった中小企業向けのクラウド経費管理ツールが多く存在します。これらのツールを導入することで、社員が簡単に経費精算を行える環境を整えます。

ステップ2：会社負担の法人カードを活用

法人カードを活用すれば、社員が立替えをせずに直接支払いを行うことが可能になります。法人カードは、支出記録が自動的に管理ツールと連携されるため、精算プロセスが一層簡略化されます。また、カード会社によるポイント還元やキャッシュバックなどのメリットも享受できます。

ステップ3：社内規定の見直し

仮払い廃止に伴い、経費の支出ルールや承認プロセスを見直す必要があります。特に、支出の妥当性を確認するための事前承認プロセスを明確に定め、社員が安心して経費申請できる体制を構築します。

ステップ4：社員への教育・トレーニング

制度変更に伴う抵抗を最小限に抑えるため、社員への説明会やトレーニングを実施します。新しい制度のメリットや、会社全体の効率化に寄与することを具体的に伝えましょう。

（仮払い廃止の成功事例）

事例1：地方の製造業A社

A社では、営業担当者が月に数十万円の仮払いを受け取る制度がありました。出張費や取引先との接待費が多かったためです。しかし、仮払い金の精算が滞り、キャッシュフローに悪影響を及ぼしていました。

そこで、A社は法人カードを導入し、出張や接待費の支払いを全てカード経由で行うように変更しました。また、経費精算システムを導入し、支出の透明性を確保しました。その結果、仮払いにかかる事務作業が90％削減され、キャッシュフローが改善しました。

事例2：ITスタートアップB社

B社では、仮払いが増えるたびに経理部門の負担が増加していました。仮払い金の管理ミスや二重請求なども頻発し、経費の実態が把握しづらい状況でした。

（仮払い廃止の失敗事例）

事例1：急激な廃止で社員の不満が爆発

ある小売業C社では、仮払い制度を即日廃止しました。しかし、十分な説明や準備が行われていなかったため、社員の不満が一気に高まりました。「手元に現金がないと不安」「システムの使い方が分からない」といった声が多く上がり、業務が混乱しました。

この失敗から学べることは、制度変更には移行期間が必要であることです。まずは一部の部門で試験的に導入し、課題を洗い出してから全社的に展開することが重要です。

事例2：システムのコストが割高

D社では、経費精算システムを導入したものの、システムの利用料が予算を超過し、かえって経費が増加しました。この原因は、システム選定時に自社の規模に合ったツールを十分に検討しなかったことにあります。

（仮払い廃止のメリットを最大限活かすために）

仮払い廃止は中小企業にとって大きな変化ですが、適切な計画と実行があれば、資金繰りの改善に大いに役立ちます。以下のポイントを押さえ、成功に導きましょう。

・小規模なテスト運用から始める

・社員の声を積極的に反映する

・適切なシステム選びを重視する

・長期的な視点でコスト削減効果を検証する

（結論）

仮払い制度の廃止は、中小企業が資金繰りを改善し、経費管理を効率化するための有効な手段です。ただし、その成功には計画的な準備と適切なツールの活用が不可欠です。仮払いを廃止することにより、企業全体のキャッシュフローが健全化し、経営者がより重要な戦略に集中できるようになるでしょう。

中小企業の皆さまも、ぜひ自社の課題に応じて仮払い廃止の検討を始めてみてはいかがでしょうか。

◇　仮払い廃止で資金繰りを改善する前に財務コンサルタントに相談すべき理由

（財務コンサルタントの役割とは）

財務コンサルタントは、企業の資金繰りや経営計画に関する専門知識を活かして、現状の問題点を分析し、改善策を提案するプロフェッショナルです。特に中小企業では、専任の財務部門が十分に整備されていないケースが多く、財務コンサルタントのサポートを受けることで、経営の質を高めることができます。

仮払い廃止に財務コンサルタントを活用するべき3つの理由

1. 現状の資金繰り状況を客観的に分析できる

多くの中小企業は、資金繰りの課題を漠然と感じているものの、具体的にどの部分で改善が必要かを正確に把握できていません。仮払い制度を廃止することで改善が期待できる部分もあれば、別の課題が潜在的に存在する場合もあります。

財務コンサルタントは、キャッシュフロー分析やバランスシートの精査を通じて、企業の現状を客観的に評価し、仮払い廃止が適切な手段であるかどうかを判断する手助けをします。また、仮払い以外に無駄や効率化の余地がある部分を見つけ、最適な改善策を提案します。

2. 仮払い廃止後の具体的な手順を計画できる

仮払い廃止を進める際には、制度変更に伴う影響を最小限に抑えつつ、スムーズに移行するための計画が必要です。例えば、経費精算システムの導入や法人カードの活用、経費規定の見直しなど、さまざまな取り組みが求められます。

3. 社内の理解と協力を得るサポートができる

仮払い廃止は、社員にとって従来の慣れた業務フローが変わるため、抵抗感が生じることがあります。「なぜ変更が必要なのか」「新しい仕組みはどのように運用されるのか」を正しく説明し、全社員の理解と協力を得ることが成功の鍵となります。

財務コンサルタントは、社員向けの説明会やトレーニングプログラムの企画・実施をサポートします。これにより、新制度に対する疑問や不安を解消し、スムーズな導入を促進することができます。

（仮払い廃止がもたらす可能性とリスク）

仮払い廃止には、以下のようなメリットとリスクが存在します。財務コンサルタントは、これらを正しく評価し、メリットを最大化しつつリスクを最小化する役割を果たします。

（メリット）

・資金の滞留が解消され、キャッシュフローが改善する

・経費の透明性が向上し、不正や無駄が減少する

・管理業務が簡素化され、経理部門の負担が軽減する

（リスク）

・社員の混乱や不満が業務効率の低下につながる可能性がある

・新たな経費管理システムの導入コストが発生する

・制度変更後の運用が適切に行われないと、トラブルが増える

財務コンサルタントは、これらのリスクを想定し、予防策を講じながら、メリットを最大限に引き出すプランを提供します。

（財務コンサルタントを活用することの具体的な成果）

成果1：資金繰りの安定化

仮払い廃止だけでなく、その他の無駄な支出を削減する手法や、支払いサイクルの見直しなども同時に提案されるため、企業の資金繰りが全体的に改善されます。

成果2：経費管理の効率化

専門的な知識を持つコンサルタントによる制度設計により、経費精算や管理が効率化され、経理担当者の業務負担が軽減されます。

成果3：社員の意識改革

新しい経費管理制度が導入されることで、社員一人ひとりが「無駄な支出を減らす」という意識を持つようになり、全社的なコスト意識の向上につながります。

（まとめ）

仮払い廃止は、中小企業にとって資金繰り改善の大きな一歩となりますが、適切な準備と計画がなければ逆効果となるリスクがあります。このような場面で財務コンサルタントの知見を活用することで、自社にとって最適な方法を見つけることが可能になります。

財務コンサルタントは、客観的な視点から課題を洗い出し、具体的な改善案を提案するだけでなく、導入プロセス全般を支援してくれる心強いパートナーです。仮払い廃止を検討する際には、まず専門家に相談し、慎重に進めることをお勧めします。企業の財務基盤を強化し、安定した経営を実現するために、財務コンサルタントとの連携をぜひ積極的に活用しましょう。